Emlak ofisleri işlerini genellikle üç yoldan biriyle yönetir: Excel ve WhatsApp, genel amaçlı bir CRM ya da emlak sektörüne özel bir yazılım. Hangisinin doğru olduğu ofisinizin büyüklüğüne, danışman sayısına ve hangi işleri takip ettiğinize bağlıdır. Bu yazıda üç yolu aynı ölçütlerle karşılaştırıyoruz.
1. Excel ve WhatsApp
Artıları: Ek maliyet yoktur, herkes kullanmayı bilir, hemen başlanır.
Eksileri: Müşteri bilgisi dosyalara ve kişisel telefonlara dağılır. Aynı dosyayı birden fazla kişi güncellediğinde hangi sürümün doğru olduğu belirsizleşir. Danışman ofisten ayrıldığında yazışmalar ve notlar da gider. Hatırlatma, randevu takvimi ve sözleşme üretimi yoktur; hepsi elle yapılır.
Kime uyar: Az sayıda ilanı ve müşterisi olan, tek başına çalışan ve yakın zamanda büyümeyi planlamayan danışmanlara.
2. Genel amaçlı CRM
Artıları: Müşteri kayıtları, notlar, görevler ve satış hunisi tek yerde tutulur. Ekip içinde kayıt paylaşımı ve yetkilendirme yapılabilir.
Eksileri: Emlak işine özgü kavramlar hazır gelmez: ilan ve portföy kaydı, fizbo takibi, yetki ve yer gösterme sözleşmeleri, kiracı ve kira ödemesi, DASK bitiş tarihi gibi alanları kendiniz tasarlamanız gerekir. Çoğu genel CRM kullanıcı başına ücretlendirildiği için ekip büyüdükçe maliyet artar. Ofisin web sitesi ve ilan sayfaları genellikle ayrı bir sistemde kalır.
Kime uyar: Emlak dışında başka satış işleri de yapan, CRM’i kendi süreçlerine göre uyarlayacak zamanı ve teknik desteği olan şirketlere.
3. Emlak sektörüne özel yazılım
Artıları: İlan, müşteri talebi, randevu, sözleşme ve portföy aynı kayıt yapısında birbirine bağlıdır. Emlakçıların her gün yaptığı işler (yer gösterme sözleşmesi, yetki süresi takibi, fizbo arama sonucu, kira ödemesi) hazır ekranlarla gelir. Çoğu çözüm ofisin web sitesini de içerir; panelde eklenen ilan sitede yayınlanır.
Eksileri: Ekibin yeni bir sisteme alışması için kısa bir eğitim süreci gerekir. Mevcut Excel listelerinin aktarılması planlanmalıdır. Ürünler arasında kapsam ve fiyat farkı büyüktür; teklifleri aynı ölçütle karşılaştırmak gerekir.
Kime uyar: Birden fazla danışmanla çalışan ofislere, kiralık portföy yönetenlere, proje satışı yapan müteahhitlere ve kendi markasıyla web sitesi isteyen danışmanlara.
Karşılaştırma tablosu
| Ölçüt | Excel + WhatsApp | Genel CRM | Emlak yazılımı |
|---|---|---|---|
| Müşteri ve talep takibi | Elle, dağınık | Var | Var, emlak alanlarıyla |
| İlan ve portföy kaydı | Ayrı dosyalar | Uyarlama gerekir | Hazır |
| Sözleşme üretimi | Word ile elle | Genellikle yok | Şablonlarla otomatik |
| Kira ve kiracı takibi | Elle | Uyarlama gerekir | Hazır |
| Web sitesi ve ilan sayfaları | Yok | Ayrı sistem | Çoğunlukla dahil |
| Ekip yetkileri | Yok | Var | Var |
| Maliyet | Düşük | Genellikle kullanıcı başına | Ürüne göre değişir |
Karar vermeden önce kendinize sorun
- Kaç danışmanla çalışıyorum ve bir yıl sonra kaç kişi olacağız?
- Bir danışman ayrıldığında müşteri geçmişi ofiste kalıyor mu?
- Sözleşme hazırlamaya haftada ne kadar zaman harcıyoruz?
- Kiralık portföy, proje satışı veya fizbo takibi yapıyor muyuz?
- Kendi markamızla bir web sitemiz var mı?
Bu soruların çoğuna “evet” ya da “sorun yaşıyoruz” diyorsanız sektöre özel bir yazılım büyük olasılıkla zaman kazandırır. Teklifleri karşılaştırırken emlak programı fiyatlarında nelere bakılmalı rehberimizdeki kontrol listesini kullanabilirsiniz.
Verimenkul nerede duruyor?
Verimenkul emlak sektörüne özel bir yazılımdır: CRM, emlakçı web sitesi, sözleşme, fizbo takibi ve kira takibi tek yıllık lisansta (20.000 TL, KDV dahil) birlikte gelir. Satın almadan önce 1 saatlik demoda gerçek paneli örnek verilerle deneyebilirsiniz.